Gmailだけでタスク管理(アーカイブを使いこなせ!!)

私はサラリーマン時代、通信会社の営業部におりました。

社内でのやり取りもお客様とのやり取りもほとんど全て電子メールにておこなっていました。

ほとんどの社員はメールを元に、ノートやエクセルなどでタスク管理をおこなっていました。

しかし、実はGmailであれば、ToDoリストなんかを作らずともタスク管理ができてしまいます

今日はその方法をレクチャーします。

【STEP1】受信トレイを整理して頭の中をスッキリさせよう!

まず初めに、受信トレイは自宅のポストと同じだと思ってください。

自宅のポストで手紙の管理はしないですよね(たまにパンパンと人がいますが…)。

ポストは届いてきたものが入る一時的な場所です。

決して大げさではなく、どんな時でも上の写真のような状態になるよう常に意識しましょう。

【STEP2】不要なメールはゴミ箱へ

さて、ここからは受信トレイ(0)を目指すための具体的な方法となります。

まずは完っ全にいらないメールはゴミ箱ボタンを押して捨てます。

ここで大切なことは

「完っ全に」

ということです。

家のポストでいうと水道管トラブルのマグネット広告とかです(失礼…)。

ゴミ箱ボタンを押してメールを消してしまうと一時的にはゴミ箱に入りますが、(あなたのお家にいるかはわかりませんが)Gmailにはお手伝いさんが無料で配置されていてゴミ箱の中身を時が経ったら勝手に捨ててくれます。

ごく稀に、リアルなゴミ箱を書類置き場にして日常的に出し入れしている人がいますがそんなことしてはダメです(笑)。

ゴミ箱には本当にいらないメールだけを入れることにしましょう。

【STEP3】フォルダ(ラベル)を作ろう

ここからが本番です。

受信トレイにある必要なメールはフォルダに移します。

ということで、フォルダを作成します。Gmailではラベルという言い方をしていますので、ラベルを作っていきましょう。

歯車アイコン → 設定 → ラベル → (下部の)新しいラベルを作成

名前は分かりやすければ好きでいいでしょう。

やっている業務にもよりますが、私だったら「処理中」などにするでしょうか。

ラベルの作成は複数できます。しかしこれは家で言うところの引き出しですので、たくさん作りすぎてもわかりずらくなってしまうので注意しましょう。

私だったら「処理中(緊急)」と「処置中(通常)」といった風に2つ作ります。

デフォルトでは「スター付き」とか「重要」といったラベルがありますが、不要だと思いますので非表示を押して消しましょう。

【STEP4】フォルダに移動(ラベルをつける)

やり方はとっても簡単です。受信フォルダにあるメールをSTEP3で作成したラベルにドラッグ・アンド・ドロップするだけです。

そうすると受信トレイのメールが消えます。ラベルをクリックすると先ほどのメールが出てきます

捨てるor振り分けを繰り返して受信トレイのメールを0件にしましょう。

【STEP5】ラベル内のメールをアーカイブ

まずは移動したメールが不要となるように仕事をしてください。

そして、メールが用無し(メールの内容から導かれるタスクが完了したら)になったらアーカイブします。

Gmailに搭載されている画期的な機能、アーカイブです。

受信トレイではアーカイブボタン、ラベル内ではラベルを削除と表記されますが、同じ意味と思っていいです。

ということでラベルを削除ボタンを押してください。

あなたは思うでしょう。

消えた!!!

と。

「またいつか見返すかもしれないメールだから捨てたくなかったのに…。」

でもいいんです。

今は使わないですよね?

アーカイブしたメールが必要になったら?

「お客さんから問い合わせが入って、昔のメールが必要になった…。けど、捨てられちゃったんだよね?」

心配御無用!

ゴミ箱ボタンアーカイブボタンが分かれている以上、アーカイブボタンはメールを削除する意味ではありません

そこで、アーカイブしたメールを探すには検索を使います。

Googleと言ったら検索!安心してください、優れてます。

上部の検索窓に企業名やその時のキーワードを入力してみてください。

見つかりましたでしょうか?

取引先企業ごとにメールのフォルダを作って管理している人がいるかもしれませんが、この技を習得するとそのめんどくさい振り分け作業は一切不要になります。

まとめ

この作業をすることにより受信トレイがスッキリするのでメールの見落としが無くなり、その面でも業務パフォーマンスはアップするはずです。

アーカイブボタンを押してメールをどこかにやってしまうのは不安かと思いますが、この一連の流れを習得すると効率も正確さも向上します。

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